Het formele systeem voor energiezorg is beschreven in ISO 50.001 en kan worden gecertificeerd. Datzelfde geld ook voor de Milieuthermometer zorg die drie gradaties kent: goud, zilver en brons. Het is echter niet noodzakelijk om het zorgsysteem te laten certificeren maar wel te werken met de basisprincipes van een zorgsysteem.
Het vertrekpunt is veelal de energieaudit of een ander instrument waarmee een energieverbruiks-analyse gemaakt is. Vanuit die analyse zijn besparingsdoelstellingen en ambities geformuleerd die door het management moeten worden goedgekeurd.
Vanuit het management wordt een stuurgroep samengesteld die de doelstellingen gaat realiseren. Het is belangrijk dat die stuurgroep zo is samengesteld dat draagvlak in de hele organisatie geborgd is en dat de stuurgroep voldoende mandaat krijgt om beslissingen te kunnen nemen. De stuurgroep kan zich laten adviseren door specialisten uit de organisatie of extern.
Vanuit de technische beheerorganisatie wordt een werkgroep samengesteld die operationeel aan de slag gaat met uitvoering van de maatregelen en zelf ook nieuwe maatregelen aandraagt en evalueert. In de werkgroep kunnen ook externe partijen zitten zoals bijvoorbeeld de installateur en de energieadviseur. De werkgroep formuleert haar plannen richting de stuurgroep, krijgt haar opdrachten vanuit de stuurgroep en legt daar ook weer verantwoording af over het resultaat volgens de PDCA (plan, do, check act) cyclus. Periodiek stelt de werkgroep een voortgangsrapportage op over het energieverbruik in het algemeen en de projecten waaraan zij werkt. Om de resultaten meetbaar te maken en om ze te kunnen borgen is een systeem voor monitoring nodig.